Başarı Ekibin, Hata Kimin?

Başarı Ekibin, Hata Kimin?

Denetimlerde ekip çalışması, sorumluluk ve insan faktörü üzerine.

Aylarca bir denetime hazırlanırsınız.

Adı ekip çalışmasıdır.

Kimi ekip üyesi daha ilk günden itibaren adım adım bir şeyler inşa eder. Eksikleri kapatır, doküman hazırlar, sahayı kontrol eder, tekrar tekrar üzerinden geçer.

Kimi ise son haftaya, hatta son güne kadar bekler.

Defalarca mail atılır. Hatırlatmalar yapılır. Toplantılarda aynı konular yeniden gündeme getirilir.

Çünkü sonuçta bu bir ekip çalışmasıdır.

Ama ekip çalışmasının da bir sınırı olmalı.

Bir ekibin lidere ihtiyacı vardır. Lider takip eder, hatırlatır, yönlendirir, bazen zorlar. İşler yolunda giderken bunun adı liderliktir. Fakat bir şeyler ters gitmeye başladığında aynı lider hakkında bu kez başka cümleler kurulmaya başlanır:

“Bunu bilmiyordu.”

“Şunu yapmadı.”

“Burayı eksik bıraktı.”

Üstelik bunların bir kısmı liderin olmadığı ortamlarda konuşulur.

Denetimlerde bu tabloyu çok sık görüyorum.

Hele ki yapılan çalışma hem bir denetim hem de danışmanlık niteliği taşıyorsa, denetim sırasında eksiklerin ortaya çıkması son derece doğaldır. Zaten denetimin amacı da biraz budur.

Ama ilginç olan şu:

İnsanlar bu yaklaşımı çoğu zaman yalnızca kendi sorumluluk alanları için kabul ediyor.

Kendi alanında bir eksik çıktığında:

“Olabilir, sonuçta denetim.”

Başkasının sorumluluk alanında bir problem çıktığında ise:

“Gördün mü?”

“Denetçi ona kızdı.”

“Bizim tarafta bu kadar eksik çıkmadı.”

Bir anda denetim, sistemin değerlendirilmesinden çıkıp kişilerin birbirini değerlendirdiği bir yarışmaya dönüşebiliyor.

Burada bazen teknik eksiklerden daha zor bir başka konu devreye giriyor: insan faktörü.

Ön planda olma çabası, takdir edilme isteği, kıyaslama ve kıskançlık zaman zaman insanı gereğinden fazla savunmacı, hatta saldırgan hale getirebiliyor.

Kendi katkısını daha görünür kılmak için başkasının hatasını büyütmek, bir eksik üzerinden üstünlük kurmaya çalışmak ya da başarının içinde daha fazla pay sahibi görünme çabası ekip ruhunu çok hızlı şekilde zedeliyor.

Çünkü gerçek ekip çalışmasında amaç, kimin daha iyi göründüğü değil; sistemin birlikte ne kadar iyi çalıştığıdır.

Oysa denetimlerin genellikle iki önemli boyutu vardır:

Masa ve saha.

Masa tarafında dokümanlar, kayıtlar, prosedürler, teknik gereklilikler, hesaplamalar ve sistemin standarda uygunluğu vardır.

Sahada ise bambaşka bir dünya başlar.

Bazen henüz masa tarafındayken takılıp kalırsınız.

Bazen masa tarafı kusursuza yakındır ama sahaya çıktığınız anda problemler görünür hale gelir.

Denetçinin ayağına, yeterince temizlenmemiş bir üretim alanında küçük bir talaş parçası batabilir.

İş güvenliği kültürünün yeterince yerleşmediği bir ortamda bir forklift denetçiye tehlikeli şekilde yaklaşabilir.

Her gün yaptığı işi son derece iyi yapan bir çalışan, denetçinin karşısında heyecanlanabilir. Etrafında on kişi durur, herkes farklı bir şey söyler ve çalışan bir anda bildiği işi bile yapamaz hale gelebilir. O kriz anında “benim işim değil” deyip kenara çekilmek yerine bilen kişilerin konuya müdahale edip panik halindeki çalışana el vermesi gerekir.

Bunların hepsi sahada yaşanabilecek gerçek durumlardır.

Ve elbette değerlendirilmelidir.

Ama sahada yaşanan bir aksaklık, masadaki eksikleri ortadan kaldırmaz. Sahada yaşanan aksaklık, masadaki eksiklerin sebebi olamaz.

Özellikle teknik standartlarda durum oldukça nettir.

Bir gereklilik ya yerine getirilmiştir ya getirilmemiştir.

“Bir kısmını yaptık.”

“Başlamıştık.”

“Yakında tamamlayacaktık.”

gibi açıklamalar denetçi açısından her zaman anlamlı değildir.

Çünkü bazı maddelerde gri alan oldukça azdır.

Sonuç bazen gerçekten ya beyazdır ya siyah.

Bu nedenle ekip üyelerinin kendi sorumluluk alanlarındaki siyah noktaları görmezden gelip bütün faturayı sahada heyecanlanan bir çalışana kesmesi de adil değildir.

Eğer bu bir denetimse ve eksik çıkması mümkünse, bu ihtimal yalnızca bir çalışan ya da bölüm için geçerli değildir.

Kalite için de geçerlidir.

Mühendislik için de.

Yönetim için de.

Kısacası denetimin tamamı için geçerlidir.

Bir başka önemli konu da verilen emeğe duyulan saygıdır.

Aylar boyunca insanlar bir şeyler ortaya koyar. Kimi gecesini gündüzüne katar. Kimi daha önce hiç kurulmamış bir sistemi kurar. Kimi onlarca dokümanı gözden geçirir, bazen tercüme eder. Kimi sahada düzen oluşturur. Kimi sistemde bir şeyleri düzeltir. Kimi yeni bir tasarım yapar.

Denetim sonunda bazı eksikler çıkması, bütün bu emeğin değersiz olduğu anlamına gelmez.

Hele ki denetçinin özellikle takdir ettiği, iyi bulduğu veya örnek gösterdiği çalışmalar varken, o çalışmayla doğrudan ilgisi olmayan başka bir olumsuzluğu öne çıkararak aylarca verilen emeği küçümsemek doğru değildir.

“Demek ki o kadar da mükemmel değilmiş.” demek kolaydır.

Zor olan; ortaya konulan emeği teslim etmek, başarılı olanı takdir etmek ve eksik olan noktayı da kendi bağlamı içinde değerlendirebilmektir.

Bir başkasının başarısının ardından hemen bir kusur aramak, bazen teknik değerlendirmeden çok insanın görünür olma, kıyaslanma ve öne çıkma ihtiyacını gösterir. Takdir edilme isteği, rekabet ve kıskançlık kontrol edilmediğinde ekip içinde savunmacılığı artırabilir; hatta insanı gereğinden fazla saldırgan hale getirebilir.

Oysa bir ekipte başka birinin başarılı olması, sizin başarısız olduğunuz anlamına gelmez.

Bir çalışma takdir edildiğinde yapılması gereken o çalışmanın değerini azaltmaya çalışmak değil, “Buradan biz ne öğrenebiliriz?” diye sorabilmektir.

Gerçek ekip çalışması; başarıyı paylaşırken hatayı da paylaşabilmektir.

“Biz yaptık.” diyebiliyorsak,

bir problem çıktığında da

“Burada neyi daha iyi yapabilirdik?”

diye sorabilmeliyiz.

Çünkü ekip olmak, yalnızca aynı proje grubunda yer almak değildir.

Ekip olmak;

• sorumluluk almaktır.
• birbirinin açığını kollamak değil, açığını kapatmaktır.
• bir kişinin tökezlemesini fırsata çevirmek değil, onu ayağa kaldırmaktır.

Ve belki de en önemlisi:

Denetim bittikten sonra kimin hatalı olduğunu konuşmak yerine, bir sonraki denetimde aynı hatanın tekrar etmemesini sağlamaktır.

Gerçek ekip çalışması da tam olarak burada başlar.

Konuyla ilgili farklı bir kaynak için buraya göz atabilirsiniz.

Sevgilerimle,