Milyon Dolarlık Cirolar, "Hafızalarda" Kalan Süreçler: Şirketiniz Gerçekten Büyüyor mu?

Milyon Dolarlık Cirolar, “Hafızalarda” Kalan Süreçler: Şirketiniz Gerçekten Büyüyor mu?

Maalesef Türkiye’de pek çok işletme ciro olarak devleşirken, sistemsel olarak gelişmeyi es geçip yerinde saymayı tercih ediyor.

Göze hoş görünecek ve bol para harcanan,
• Logo değiştirmek,
• Web sitesi yenilemek,
• Şık ofisler kullanmak,
• Tanıtım filmleri yapmak gibi faaliyetler kurumsal firma imajı yaratacak gibi düşünülse de kurumsallaşma sadece bunlardan ibaret değildir.

Bunlar firmanızın imajını güçlendirir ancak içeride işler hala “ustaların” veya “sadık personelin” veya “yakinen tanınan birinin” iki dudağı arasında, ikili ilişkilerin gölgesinde yürüyorsa kusura bakmayın ama kurumsallaşmanın k’sından bile çok uzaksınız.

Şimdi, gelin bu gizli krizin anatomisine bakalım.

1. “En İyi Yazılımı Aldım, Yine de Olmuyor”
Pek çok patron şu hataya düşüyor: “En pahalı yazılımları alıyorum ama hala kaos içindeyim!”
Buradaki yanılgı şudur: Dünyanın en iyi uçağını da alsanız, kokpite ehliyeti olmayan birini oturtursanız o uçak kalkmaz.

Yazılımlar sadece bir araçtır, bu araçların sistemli bir şekilde kurgulanması ve bu kurguya göre kullanımının sağlanması profesyonel bir çalışma gerektirir.

Doğru kurgulanmamış süreçlerin pahalı yazılımlar ile düzeleceğini düşünmek çölde suya denk gelme hayali ile eşdeğerdir.

Tesiste tüm süreçlerin doğru bakış açısı ile ele alınması ve süreçlerin birbiri olan etkileşimlerini göz ardı etmeyen akışların kurgulanması, yazılımların verimli çalışması için kritiktir.

Ayrıca tecrübeli bir proje yöneticisi ve bu işe adanmış bir proje ekibi ile tüm süreçlerin süreç yaklaşımı mantığında ele alınması başarı oranını artırır.

Bu yaklaşım yerine, bu konularda tecrübesi olmayan ve yöneticilik yetkinliği olmayan kişilere fabrikanızın anahtarını teslim ederseniz, o yazılımlar sadece pahalı birer aksesuar olarak kalır.

Yönetim tarzınızı ve yöneticilerinizin yetkinliğini sorgulamadığınız sürece, aldığınız teknoloji kaosu sadece dijitalleştirir.

Yöneticileriniz süreçlerin bütününe hakim değilse, girdiğiniz o operasyonel kaostan çıkmanız daha da imkansızlaşır.

2. Gizli Barikat: “Eskilerin” Değişim Direnci
Milyon dolarlık yapıların profesyonelleşme adımları önündeki en büyük engel genellikle içeriden gelir. 10-20 yılını aynı koltukta geçirmiş, sistemsizliğin getirdiği “vazgeçilmezlik” zırhına bürünmüş çalışanlar için yeni bir sistem, bir tehdittir.

Kişi, işlerin sadece kendisinin bildiği düzende kendini güçlü hisseder. Veriye dayalı yönetim geldiğinde; kimin ne kadar çalıştığı ve hataların nerede biriktiği gün yüzüne çıkar.

Sistemsizlikten beslenenler için şeffaflık en büyük düşmandır.

Bu nedenle, sistemle ilgili köklü değişikliklerde değişime direnenlere gösterilecek olacak tolerans, sistemin köküne konulmuş bir dinamittir.

Özellikle alaylı yöneticiler/çalışanlar, “ben yıllardır böyle yapıyorum” savunması ile bu konuda fazla direnç gösterirler.

3. Kurumsal Hafıza mı, Bireysel Arşiv mi?
Birçok şirkette süreçler standart iş formlarında veya dijital sistemlerde değil, kişilerin zihninde yaşıyor. “O işi en iyi Mehmet Bey bilir,” cümlesi aslında bir övgü değil, işletme için devasa bir risk raporudur.

Mehmet Bey emekli olduğunda veya işten ayrıldığında – gönderilmesi gibi bir seçenek asla yoktur, o vazgeçilmezdir çünkü – şirket o süreci “yeniden keşfetmek” için aylarını ve parasını harcar.

Bilgi kişiye bağımlıysa, sistem yoktur; sadece şans vardır.

Değişime direnen alaylı çalışanları (bazen bu kişiler yönetimden de olabilir) sistemin dışına çıkarma şansınız yok ise, onlardan vazgeçemiyorsanız o halde onları sistemsizliğin bekçiliğinden alıp kıymetli saha tecrübelerini sistemin mimarisine eklemeniz gerekiyor.

Bu nasıl yapılmalı;
• Tecrübeyi sisteme aktarın, standart iş talimatları oluşturun.
• “Bana göre böyle” yerine “veriler bunu gösteriyor” alışkanlığını kazandırın.
• Üst yönetimin desteğini alın ve değişimin tarafında durun.

Eğer bugün anahtar kadronuzdan üç kişi işe gelmediğinde operasyonunuz felç oluyorsa, siz bir işi değil, büyük bir risk yığınını yönetiyorsunuz demektir.

Şirketinizdeki “vazgeçilmez” figürleri birer sistem liderine dönüştürmek sizin en büyük stratejik sorumluluğunuzdur.

Konuyla ilgili bir başka yazım için buraya, dış kaynak için buraya göz atabilirsiniz.