Performans Yönetim Sistemi – 1
Performans yönetim sistemi hem oluşturulması hem de uygulanması açısından şirketlerde yönetilmesi en zor konulardan biridir. Şirketteki her bir çalışan için adil şekilde uygulanması ve her bir çalışanın gelişimine ve şirketin ana hedefine katkılarının planlanmasını düşündüğümüzde bunun hiç de kolay bir iş olmadığını söyleyebiliriz.
Performans yönetimi konusunda zaman zaman farklı trendler ya da farklı araçlar ortaya çıksa da ne yazık ki uygulama konusunda yanlış anlamadan kaynaklı hatalar sıklıkla yapılabiliyor. Bu durum ise çalışanların morallerinin bozulmasına, motivasyonlarının azalmasına ve işe bağlı kalmamalarına neden oluyor.
Performans yönetiminin amacı, çalışanlara ve ekiplere gelişmek için ihtiyaç duydukları kaynakları, motive olmak için hak ettikleri takdiri ve ne beklendiğini bilmeleri için hesap verebilirliği sağlamaktır.
Mevcut performans süreçlerinizi canlandırmanın ve iyileştirmenin ilk adımı, etkili bir performans yönetim sisteminin ne olduğunu anlamaktır. Öncelikle performans yönetimi nedir onu açıklayalım.
Performans Yönetimi Nedir?
Performans yönetimi konusu açıldığında birçok kişinin aklına öncelikle yıllık performans değerlendirme süreci gelecektir. Ancak performans değerlendirmesi, performans yönetimi olarak kabul edilen sürecin yalnızca bir parçasını oluşturur.
Performans yönetiminin en iyi tanımlarından biri Michael Armstrong tarafından, Armstrong performans yönetimi döngüsünü dikkatli ve açık bir şekilde ortaya koyan Performans Yönetimi El Kitabı’nda yapılmıştır:
“Performans yönetimi, kurumun stratejik hedefleriyle uyumlu bireysel ve ekip hedefleri belirleyerek, hedeflere ulaşmak için performansı planlayarak, ilerlemeyi gözden geçirip değerlendirerek ve insanların bilgi, beceri ve yeteneklerini geliştirerek performansı artırmaya yönelik sürekli bir süreçtir.”
Buradaki kilit nokta, performans yönetiminin yılda bir kez yapılan “tek seferlik” bir faaliyet değil, sürekli bir süreç olmasıdır. Bu nedenle performans yönetimi süreci, devam eden bir “performans yönetimi döngüsü” oluşturmak için bir dizi farklı, entegre aktiviteyi bir araya getirmelidir.
Armstrong’un performans yönetimi döngüsünün ilk aşaması, önümüzdeki dönem için “Planlama” aşamasıdır. Planlama şunları içermelidir:
- SMART hedefler üzerinde anlaşmaya varılması,
- Kişisel gelişim planı,
- Önümüzdeki aylarda gerçekleştirilecek eylemler,
- Çalışanın iş gerekliliklerinin gözden geçirilmesi ve gerektiğinde rol profilinin güncellenmesi.
Tarihsel olarak, kuruluşlar bu planlama aşamasını yılda bir kez gerçekleştirme eğilimindeydi. Ancak, iş ortamının giderek daha çevik ve hızlı hareket eder hale gelmesiyle birlikte, birçok kuruluş süreçlerini her üç ayda bir “yakın vadeli” hedefler belirleyecek şekilde uyarlamaktadır.
Kuruluşun hedefleri ve değerleri, bireysel performansın kuruluşun genel stratejisiyle uyumlu olmasını sağlamak için performans planlamasını beslemelidir. Özellikle, her bir SMART hedefi kuruluşun bir veya daha fazla hedefine ulaşılmasına katkıda bulunmalıdır.
Bu arada kişisel gelişim planlaması, bireyin hedeflerine başarılı bir şekilde ulaşmak ve kuruluşun değerlerini korumak için hangi davranışları, becerileri veya bilgileri geliştirmesi gerektiğini de dikkate almalıdır.
Bireylerin hedeflerine ve kişisel gelişim planlarına ulaşmak için düzenli olarak zaman ayırmaya teşvik edilmeleri gerekir. Bunun yanı sıra yöneticilerin de çalışanlarını düzenli olarak kontrol etmeleri gerekir. Sık ve etkili geri bildirimler vermeli ve ekip üyelerinin zorlukların üstesinden gelmelerine ve öğrenme ve performans geliştirme fırsatlarını belirlemelerine yardımcı olmak için koçluk becerilerini kullanmalıdırlar. Eğer bu durum yıl sonu değerlendirmesine bırakılırsa çok geç kalınmış olur – hedefler ve gelişim planları sadece kısmen gerçekleştirilebilir.
Yukarıdaki performans yönetimi döngüsünde dört aşama arasında ok bulunmadığına dikkat edin. Bunun nedeni, gerçekte aşamaların birbiri ardına akmamasıdır. Harekete Geç ve İzle aşamaları yıl boyunca sürekli yapılmalıdır. Gözden geçirmeler herhangi bir noktada gerçekleşebilir ve planlama yıl içinde birkaç kez yapılabilir ve işin ihtiyaçları değiştikçe yeniden planlama yapılabilir. Burada önemli olan yakın takip ve gözlemle mevcut durumun analiz edilerek gerektiğinde hızlı şekilde aksiyon alabilmektir.
Şimdi sürekli performans yönetimi döngüsüne odaklanıp onun ne olduğunu anlamaya çalışalım.
Sürekli Performans Yönetimi Döngüsü Neye Benziyor?
Sürekli performans yönetimi felsefesi 2015 yılından bu yana Deloitte, Adobe ve General Electric gibi önde gelen kuruluşlar tarafından benimsenmiş bir performans yönetimi yaklaşımıdır. Tüm bu önemli isimler yılda bir kez yapılan geleneksel performans değerlendirmelerini kullanmaktan vazgeçtiler. Bunun yerine düzenli ve sık yapılan performans görüşmeleri ile çalışanlarının gelişimine ve geleceğine odaklanıyor.
Yeni yaklaşımdaki sürekli performans yönetimi sistemi ekip üyelerine yıl boyunca neyin iyi gittiğini ve başarının nasıl tekrarlanabileceğini, karşılaşılan zorlukları ve bunların nasıl üstesinden gelinebileceğini keşfetme ve hem bireyin hem de yöneticinin bireyi geliştirmek ve performansını daha da iyileştirmek için atması gereken adımlar üzerinde anlaşmaya varma şansı sunuyor.
Sevgiler,
Lean Teacher