Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi için etkili bir yöntem arıyorsanız Eisenhower Matrisi tam size göre!
Zamanı verimli kullanmak konusunda sıkıntı yaşıyorsanız, yapmanız gereken onlarca iş arasında işe hangisi ile başlamanız gerektiğine karar veremiyorsanız bu matris işinize yarayabilir.
Telaş Çağında Zaman Yönetimi
İzleyeceğimiz videonun bile kaç dakikamızı alacağını videoyu açar açmaz hesapladığımız, çoğumuzun videoları ileri alarak, podcastleri hızlı modda dinlediği telaş çağında zaman yönetimi oldukça önemli bir konu haline geldi. Bu kadar telaş ve koşturmaca içerisinde acaba vaktimizi gerçekten doğru şeyler için kullanıyor muyuz sorusu da bir o kadar önemli.
İnsan, yaratılışı gereği tek bir şeye odaklanmak zorunda olduğundan yapacağı işleri kategorilere ayırıp bunları önceliklendirmesi her açıdan faydalıdır. Bu sayede hem zaman verimli kullanılmış olur hem de acil olmayan işleri önce yaparak asıl önemli işlerin göz ardı edilmesinden kurtulmuş olunur.
Eisonhower nasıl ortaya çıktı?
Eisenhower matrisi 34. ABD Başkanı Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen bir yöntemdir ve tam da bu amaca hizmet eder. Bizi bekleyen işleri önem ve aciliyet kriterlerine göre kategorize ederek zaman ve emek tasarrufu sağlar. Bu yöntem, alışkanlık haline getirilip kullanıldığında bireysel performansı olumlu yönde etkileyerek üretkenliği artırır.
Gerçekten acil mi?
Kültürümüz gereği işleri son dakikaya bıraktığımızdan bize yapılan talepler hep “acil”dir. Peki bu acil diye belirtilen işler acaba gerçekten acil mi? Bir diğer konu da bu iş acaba ne kadar önemli?
Bazı işler vardır, mutlaka yapmak zorundasınızdır ama bazı işler de vardır ki yapmasanız da ya da bunu bir başkasına yaptırsanız da sonuca etkisi değişmez. Eisenhower matrisi bizi bu iki kritik soruyu sormaya yönlendirerek işlerimizi önceliklendirmemizi sağlar: “Bu iş gerçekten önemli mi?” ve “Bu iş gerçekten acil mi?”
Matrisi nasıl kullanırım?
Matrisin işleyişi oldukça basit, öncelikle işleri sıralıyorsunuz. Sonra bu işlerin matriste hangi kategoriye girdiklerine bakıyorsunuz. Matris 4 kategoriden oluşuyor:
- Acil ve Önemli: Bir iş hem acil hem de önemli ise fazla vakit kaybetmeden yapılması gerekir. Bu tür işler “hemen” yapılması gereken işlerdir. Bu işler tamamlandığında etkisi sadece bir kişiye olmayabilir. Mesala tamamlanması gereken bir kaizen projesi, yarın yapılacak toplantı için hazırlanması gereken bir powerpoint sunumu, çözüm bekleyen bir müşteri şikayeti gibi. Bu işler hemen yapmak yerine ertelendiğinde gerek şirket içinde gerek müşteri ile olan ilişkilere zarar verebilir.
- Acil Değil ve Önemli: Bu işlerle ilgili bir zaman planlaması yapılması gerekir. Acil olmayan bu işleri üstün körü halledip aradan çıkarmak yerine, önemli oldukları için geniş bir vakitte düzgünce yapmak gerekir. Yeni bir dil öğrenmek, yeni bir hobi edinmek, bir blog açmak gibi işler buna örnek olarak verilebilir.
- Acil ve Önemli Değil: Bu işler bizim yerimize başkalarının da halledebileceği işlerdir. Bu nedenle bunları, işi yapabilecek başka birisine delege edebiliriz. Bir otel ya da uçak rezervasyonu yapılması gerekiyorsa bu iş için başka birinden yardım alabilirsiniz.
- Acil Değil ve Önemli Değil: Bu kategorideki işleri yapmasanız da bir şey kaybetmezsiniz. Bu işler uzak durulması gereken işlerdir. Bunları görmezden gelebilir ya da daha sonraya erteleyebilirsiniz. Sosyal medya hesaplarınızın kontrolü, sırf popüler olduğu için kalabalığa ayak uydurmak adına izlediğiniz diziler bu işlere örnek olarak verilebilir.
Bu yöntem günlük hayatta nasıl kullanılır?
Günlük hayatımızda da bu matrisi kolaylıkla uygulayabiliriz. Gelin şimdi günlük yaşantımızda yaptıklarımızı düşünelim:
- Kredi taksitinin ödenmesi (acil ve önemli),
- Rutin check-up işlemi (önemli ve acil değil),
- Tatil için seçeneklerin araştırılması (acil ve önemli değil, delege edilebilir),
- Evde susamın bitmiş olması (acil değil ve önemli de değil, bir ara dışarı çıktığımda alırım).
Bu ve bunun gibi örnekleri çoğaltabiliriz. Bu matrisle amacımız vaktimizi daha verimli kullanabilmek için işlerimizi önem sırası ve aciliyet durumuna göre kategorize ederek, “nerden başlasam” sorusuna hızlıca yanıt bulabilmek.
Sorduğumuz sorular ile bazı işleri erteleyebiliyor, bazılarını iptal edebiliyor bazıları için ise başkalarından destek alabiliyoruz. Ve kendi vaktimizi gerçekten bizim yapmamız gereken acil ve önemli işler için kullanmayı da sağlamış oluyoruz.
Sevgiler,
Lean Teacher