Verimlilik ve Üretkenlik
Verimlilik ve üretkenlik çoğu zaman birbiri ile karıştırılır. Her ikisi de gerekli olmakla birlikte, verimli bir işyeri için üretkenlik esastır.
Üretkenlik, girdiler dikkate alınarak belirli bir zamanda yapılan iş miktarıdır.
Verimlilik, kaliteli sonuçlar üretmek için çabanızı ne kadar etkin kullandığınızı ifade eder.
Daha az çabayla daha fazlasını yapmak verimliliktir.
Aynı kaynaklardan en iyi şekilde yararlanarak daha az çabayla (verimlilik) daha fazlasını (miktar) yaptığınızda gerçek üretkenliğe ulaşırsınız.
Verimli bir işyeri, çalışanların zaman ve çaba harcamadan doğru görevleri doğru bir şekilde tamamladığı bir yerdir.
Verimli çalışanlar, faaliyetlerini zamanında tamamlayacak şekilde organize ederek üretken bir şekilde çalışırlar. Ancak verimlilik; çalışma ortamı, eğitim, kültür ve liderlik tarzı gibi faktörler tarafından belirlenir.
Verimlilik ne kadar işin tamamlandığı ile ilgilidir. Verimlilik oranı, çalışanların belirli bir sürede ne kadar iş başardığını gösterir. Verimliliği ölçerken, tamamlanan görevlerin toplam sayısının yanı sıra kalite ve ürünlerin spesifikasyonlara ne kadar uygun olduğu gibi diğer faktörlere de bakarsınız.
Verimlilik Neden Önemlidir?
Verimliliği en üst düzeye çıkarmak, işyerindeki en yaygın zorluklardan biridir. İnsanlar ister evden ister ofisten çalışsın, dikkat dağıtıcı unsurlar çoktur. Bu unsurları ortadan kaldırarak daha verimli bir şekilde çalışılmasını sağlamak çıktı kalitesini artırmanın yanı sıra, organizasyonel gelişim yönünden insan kaynakları ile ilgili bir çok alanda da pozitif sonuçlar oluşturur.
Üretkenliğin ölçülmesi
Yapılan araştırmalar, üretken şirketlerin, düşük performans gösteren şirketlere kıyasla %30-50 daha yüksek işletme marjına sahip olduğunu ve iyi şirketlerin diğer şirketlere oranla %40’a kadar daha üretken olduğunu göstermektedir.
Yine çalışanlar üzerinde yapılan bir başka araştırmada çalışanların %66’sı evden çalıştıklarında daha üretken olacaklarını, %46’sı ise dijital araçların kendilerini daha üretken hale getirdiğini belirtmişlerdir.
Verimli bir işyeri, üretkenliği teşvik eden, iş memnuniyetini artıran, hata ve gecikmeleri en aza indiren bir çalışma ortamıdır. Olumlu ve destekleyici bir çalışma kültürü, çalışanları en iyi performanslarını göstermeye teşvik ederek güvenliği, büyümeyi ve hedeflere ulaşmayı destekler.
İşyerinde verimlilik nasıl ölçülebilir?
Verimlilik oranı, tamamlanan görevler, eğitimin etkileri, saatlik gelir ve verimlilik gibi hem somut hem de soyut faktörleri ölçmek için kullanılabilen bir puandır. Üretilen mal ve hizmetlerin (çıktı) o görev için harcanan zaman veya çabaya (girdi) kıyasla ölçüsüdür.
Verimlilik oranını hesaplamanın ilk adımı, çalışan saatleri veya eğitim süresi gibi girdilerinizi belirlemektir. Ardından, çıktıyı belirleyin: gelir, yeni müşteriler, üretilen birimler.
Çıktı / Girdi = Verimlilik
Örnek: Bir çalışan günde 40 sipariş paketliyor. Tipik vardiya sekiz saattir, bu nedenle verimlilik oranı formülüne göre:
40 sipariş tamamlandı / 8 saat = saat başına 5 sipariş
Peki bu çalışan verimli çalışıyor mu? Diyelim ki bu çalışan için yaptığımız araştırmadatoplam 8 saat olan çaşılma süresinin 2 saatini doğrudan çıktı ile ilgisi olmayan görevler için harcandığını bulmuş olalım.
Planlanan vardiya süresi – üretken olmayan saatler = Verimlilik
8 saatlik vardiya – 2 verimsiz saat = 6 saat (6/8 = %75 Verimlilik)
Verimlilik oranı, gerçek üretken saatlerdeki üretkenliği hesaba katar.
Ekiplerin verimli çalışmasını engelleyen nedir?
İşyerinde verimliliğin avantajlarına rağmen, VoucherCloud tarafından yapılan bir araştırmaya göre, ortalama bir çalışan günde üç saatten daha az bir süre üretkendir. Peki tüm bu potansiyel nereye gidiyor? Ekibinizin verimliliğinin düşmesinin pek çok nedeni olabilir. Nedeni belirlemek, sorunu çözmenin anahtarıdır.
- Yavaş ve etkisiz süreçler
Ekibiniz birincil sorumluluklarından uzaklaştıran idari görevlere çok fazla zaman harcıyorsa, bunun sorumlusu dahili süreçleriniz olabilir. Karmaşık kurallar, temel görevleri yerine getirmek için birden fazla adımı takip etmek zorunda kalmak veya karmaşık bir onay süreci iş verimliliğini etkileyebilir. Organizasyonel yapılanmanın sürekli değişmesi ya da son halini bir türlü alamaması belirli kişiler üzerindeki iş yükünü artırıyorsa, farklı alanlarda çalışma durumu gerekiyorsa bu durumda çalışan verimliliği düşer.
- Netlik veya yönlendirme eksikliği
Amaçlar ve hedefler konusunda netlik olunmaması, hatta kimin ne üzerinde ve ne zaman çalıştığının belli olmaması kafa karışıklığı yaratır. Bu da gecikmelere, son teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve hataların düzeltilmesi için zaman harcanmasına neden olur. Benzer şekilde, birbiriyle çelişen birden fazla öncelik, zaman ve kaynak yönetiminin zayıflamasına yol açarak çıktıyı olumsuz etkileyebilir.
- Çok fazla kısıtlama
Diğer taraftan, çok fazla yönlendirme de iş verimliliğini engelleyebilir. Ekibiniz karar verme ve zamanlarını etkili bir şekilde yönetme özgürlüğüne sahip değilse, verimlilik zarar görecektir. Çok fazla kısıtlama yaratıcılığı ve inovasyonu engelleyebilir ve hayal kırıklığına uğramış, motivasyonu düşük bir ekibe yol açabilir.
- Yardımcı araç eksikliği
Ekibiniz doğru araç veya ekipman olmadan verimli olamaz. Ekibiniz birden fazla paydaş, süreç ve proje ile çalışıyorsa, ihtiyaçlarına göre uyarlanmış dijital araçlar sorunsuz ve üretken iş birliği için gereklidir. Bu nedenle yapılan işe ve amaca uygun araç kullanımı verimliliği pozitif yönde etkileyecektir.
- Kişisel zorluklar
Stres, kaygı veya odaklanamama, ekibinizdeki herkesi etkileyebilir ve işyerinde verimsizliğe yol açabilir. Bu zorluklar, yukarıda bahsedilenler gibi iş yerindeki sorunlardan veya bir yönetici olarak sizin kontrolünüz dışındaki şeylerden kaynaklanıyor olabilir.
Yalın Üretim’de verimlilik ile ilgili yazıma buradan erişebilirsiniz.
Verimlilik ile ilgili temel bilgilere buradan erişebilirsiniz.
Sevgilerimle,
Lean Teacher