Proje Yönetiminde Başarısızlık Nedenleri
Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri konusuna başlamadan önce kısaca proje ve proje yönetiminden bahsedelim.
Proje nedir?
Proje, istenen bir sonuca ulaşmak için dikkatle yürütülen bir dizi yapılandırılmış görev, faaliyet ve çıktıdır. Benzersiz ürünler, hizmetler ve süreçler aracılığıyla değer yaratmaya yönelik geçici çabalardır.
Bir projenin her bir yönü, nihai hedefe ulaşmadan önce proje yaşam döngüsünün aşamalarından geçmelidir. Bu yaşam döngüsü, proje yöneticilerinin projelerinin her aşamasını etkili bir şekilde yürütmelerine olanak tanır. Her bir görevi ve faaliyeti titizlikle planlamalarını sağlayarak bir projenin başarı şansının en yüksek olmasını sağlar.
Proje yönetimi nedir?
Proje yönetimi, değer sağlamak ve istenen bir sonuca ulaşmak için bir dizi görevi tamamlamak üzere bilgi, beceri, araç ve teknikleri kullanma uygulamasıdır.
Projelerin başarılı bir şekilde yürütülmesi ve tamamlanması için liderlik ve beceri ile donatılmış proje yöneticilerine ihtiyaç vardır.
Proje yöneticileri, çeşitli araçları, teknikleri ve yaklaşımları uygulamak için proje yönetimi metotlarını kullanır. Bir proje yöneticisinin projenin ihtiyaçlarını karşılamak ve istenen sonuca ulaşmak için ekipleri motive edecek beceri, bilgi ve deneyime sahip olması gerekir. Proje yöneticileri, projelerin başarısı için kritik öneme sahiptir.
Proje yönetimi adından çok söz ettirse de bunun bir meslek haline gelmesinin geçmişi yakın zaman içerisinde olmuştur. PMI (Project Management Institute) dünyada proje yönetimi konusunda yayınlar oluşturan ve sertifikasyon yapan bir kuruluştur.
PMI, dünyanın dört bir yanındaki proje profesyonellerini proje yönetimi uygulamalarında mükemmelleşmeleri için güçlendirmek, kuruluşlarda ve topluluklarda olumlu bir değişim yaratmayı hedefler. Bu amaçla yayınlamış olduğu standart PMBOK Guide proje yönetimi konusunda referans alınan uluslararası bir standarttır.
Proje yönetiminde başarısızlık istatistikleri
Bütün projelerde amaç projenin başarıyla tamamlanmasını ve uygulamaya başlanmasını sağlamaktır. Ancak ne yazık ki bazı kronik hatalar yüzünden bu durum her zaman gerçekleşmeyebilir.
- Portland Business Journal’ın bulgularına göre çoğu analiz, BT projelerinin %65 ila 80’inin hedeflerine ulaşamadığı, önemli ölçüde geciktiği veya planlanandan çok daha pahalıya mal olduğu sonucuna varıyor.
- IBM tarafından yapılan bir araştırmaya göre, projelerin yalnızca %40’ı program, bütçe ve kalite hedeflerini karşılayabilmektedir.
- Projelerin %33’ü üst yönetimin katılım eksikliği nedeniyle başarısız oluyor. (Kaynak: Ottawa Üniversitesi)
- Geçtiğimiz yıl tüm projelerin üçte birinden daha azı zamanında ve bütçesine uygun olarak başarıyla tamamlanmıştır. (Kaynak: Standish Group)
- PWC, piyasada bulunan proje yönetimi yazılımlarının kullanımının performansı ve memnuniyeti artırdığını tespit etmesine rağmen, proje yöneticilerinin %44’ü hiçbir yazılım kullanmamaktadır. (Kaynak: Pricewaterhouse Coopers)
- Her altı BT projesinden birinin ortalama maliyet aşımı %200, program aşımı ise %70’tir. (Kaynak: Harvard Business Review)
Projelerin başarısız olma nedenleri nelerdir?
Projelerin başarısız olma nedenleri sektöre ya da projeye özgü nedenler olabilir fakat biz bu nedenler içinde en çok rastlananlara değineceğiz. Şimdi sırayla bunları açıklayalım:
- Hedeflerin net olmaması
Net hedefler belirlemek, kilometre taşlarını ve ilerlemeyi izlemenize yardımcı olarak şu anda nerede olduğunuza dair net bir resim sunar. Bu veriler sayesinde bazı ince ayarlar yapabilir veya nihai hedefinize fayda sağlayan uygulamaları güçlendirebilirsiniz.
- Güven eksikliği
Proje başarısızlığı ile ilgili yapılan araştırmalar, katılımcıların %75’inin projelerinin her zaman ya da genellikle başından itibaren başarısızlığa mahkum olduğunu düşündüğünü gösteriyor. Bu %75’in %27’si sürekli olarak bu şekilde düşünüyor. Aynı zamanda, katılımcıların %80’i zamanlarının yarısını projeleri yeniden şekillendirmek için harcadıklarını itiraf etmişlerdir.
- Sponsor desteğinin yetersiz olması
Etkili proje sponsorları, proje başarısı için çok önemli olan tutarlı katılım ve desteği sağlar.
Proje yönetimi başarısızlık istatistiklerine göre, düşük performans gösteren projelerin %41’inde başarısızlığın ana nedeni olarak yetersiz sponsor desteği belirtilmektedir.
- İş hedefleri ile proje hedefleri arasındaki uyumsuzluk
Projelerin iş hedefleriyle uyumlu olmaması, stratejik girişimlerin neredeyse yarısının başarısız olmasının nedenidir. Uyum eksikliği, işletmelerin müşteri taleplerindeki stratejik değişimlere ulaşamamasına, beklenen ekonomik büyümeden yararlanamamasına ve kayıpları azaltamamasına neden olur.
- Yetersiz bütçe / bütçe aşımı
Proje yöneticilerinin yarısından fazlası bütçe kaynaklı sorunlarıj proje başarısızlığının ana nedeni olarak görmektedir. Bu genellikle insan kontrolünün ötesine geçen öngörülemeyen olaylardan kaynaklanmaktadır. Bu nedenle maliyet aşımlarının sistematik olarak azaltılması proje yöneticileri için bir öncelik olmalıdır. Doğru planlama ve iyi bir yazılım bu konuda proje yöneticilerine yardımcı olabilir.
- Standartlaşmamış süreçler
Bir proje fikri oluştuğunda yapılması gereken ilk iş süreçleri incelemek ve bu süreçlerin ne kadar standartlaşmış olduğunu ortaya koymaktır. Süreçlerin standartlaştırılması demek, aynı işin farklı kişiler tarafından her zaman aynı şekilde yapıldığından emin olmaktır. Süreçlerde bu standartlaşmayı sağlamadan başlanan projelerin başarısız olma ihtimalleri de oldukça yüksektir.
Ayrıca böyle bir durumda proje süresi uzayacağından, proje ekibinin projeye olan inancı sarsılır ve bu da yapılacak geliştirmeleri olumsuz yönde etkileyebilir.
Süreç yönetimi konusundaki yazıma buradan ulaşabilirsiniz.
Bir sonraki yazımda görüşmek dileğiyle,
Sevgiler,
Lean Teacher