Performans Yönetim Sistemi – 4
Performans Yönetim Sisteminde Roller
Performans yönetim sistemi, üst yönetimden tüm çalışanlara kadar herkese bazı görevler yükler. Bu görevlerin doğru ve etkili şekilde yerine getirilmesi performans yönetim sisteminin başarıya ulaşmasını sağlar.
Bu görevler benimsenmediğinde ya da doğru şekilde anlaşılıp uygulanmadığında sistemin sürekliliği konusunda sıkıntı yaşanabilir. Şimdi gelin birlikte bu sistem içerisindeki rollere birlikte göz atalım.
Üst düzey yöneticilerin rolü
Üst düzey yöneticiler, çalışanlar için rol model olarak tüm sürece liderlik ederler. Sorumlulukları, bir kuruluşta performansın etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayacak politikalar tasarlamak, performansla ilgili temel değerleri tanımlamak ve bunlara göre hareket etmektir.
Üst yönetim, performans yönetiminin iş hedeflerine ulaşılmasında etkili olabileceği konusunda bölüm yöneticilerini ikna ederek çalışan memnuniyetini ve üretkenliğini en üst düzeye çıkarmak için bu konunun tüm birimlerde ciddiye alınmasını sağlamada hayati bir rol oynar.
Bir kurumda yüksek performans kültürünün geliştirilebilmesi için üst düzey yöneticilerden aşağıdakileri sağlamaları beklenir:
- Bir kuruluşun misyonunu ve değerlerini müşterilerine ve çalışanlarına iletmek,
- İş beklentilerini net bir şekilde tanımlamak ve herkese iletmek,
- Çalışanları kaydettikleri ilerleme hakkında bilgilendirmek ve performans düşüklüğü için düzeltici eylemler önermek,
- Çalışanlar arasında performansta sürekli iyileştirmenin önemine ilişkin ortak bir inanç oluşturmak.
Uluslararası bir bilişim şirketi ve bir dünya lideri olan Infosys Technology Ltd. bu konuda dikkate değer bir örnektir. Yönetim Kurulu Başkanı Narayan Murthy, kuruluşta geniş bir yetenek havuzu geliştirmek için kendini çalışanların performansının etkin bir şekilde yönetilmesine adamıştır. Murthy, çalışanlarını kuruluşunun başarısını ve geleceğini yönlendirmekten sorumlu en güçlü servet olarak görüyordu.
Bay Narayan Murthy, mevcut yetenekleri elde tutmak ve sektörden en iyileri çekmek için sektördeki en iyi ödül sistemlerini tanıttı. Açık iletişimi teşvik etti ve çalışanlara yönetimle etkileşime geçme ve toplantılarda fikirlerini paylaşma fırsatı sağladı. Değişen piyasaların zorluklarıyla başarılı bir şekilde mücadele edebilecek geleceğin liderlerini yetiştirmek için Mysore’da bir Liderlik Enstitüsü kurdu.
Benzer şekilde, United Parcel Service of America (UPS) yönetimi, performanslarını etkin bir şekilde yönetmek ve müşteriler nezdinde olumlu bir imaj yansıtmak için yalnızca kendi kurum kültürlerine uyan kişileri işe almaktaydı.
Bölüm yöneticilerinin rolü
Bölüm yöneticileri, İK politikalarının uygulanması ve yürürlüğe konmasında çok önemli bir rol oynar. Bu nedenle, bölüm yöneticilerinin performans yönetimi yaklaşımlarına yönelik doğru bir tutuma sahip olmalarını ve aynı şekilde bunu yürütmek için doğru yetkinliklere sahip olmalarını sağlamak yönetim için çok önemlidir.
Bölüm yöneticileri çoğunlukla performans yönetimi sürecini sadece bürokratik bir angarya olarak görmekte ve bu nedenle de tamamen zaman kaybı olarak değerlendirmektedir. Bazı yöneticiler, çalışanların performansını gözden geçirmek, geri bildirim sağlamak ve onlarla birlikte hedefleri belirlemek için gerekli becerilerden yoksundur. Bu kısıtlamaların üstesinden gelebilmek için aşağıdaki çözüm yolları denenebilir:
- En tepeden (üst yönetimden) liderlik sağlamak,
- Bölüm sorumluları ile performans yönetiminin başarılı sonuçlar elde etmedeki önemi ve bunun kendi sorumluluklarının bir parçası olduğu konusunda iletişim kurarak,
- Genel performans yönetimi sürecinde sadeliği koruyarak,
- Süreci yıllık bir gözden geçirme yerine devam eden bir süreç haline getirerek,
- Bölüm sorumluları üzerindeki baskıyı azaltarak.
- Bölüm sorumlularını performans yönetimi süreçlerinin tasarımına ve geliştirilmesine dahil ederek.
Çalışanların rolü
Tüm süreç onların etrafında döndüğü için çalışanlar performans yönetimi döngüsünde hayati bir rol oynamaktadır. Bölüm müdürleriyle birlikte performans anlaşmalarının formüle edilmesinde aktif bir rol oynarlar ve 360 derece değerlendirme programlarına katılırlar.
Rollerini ve gerekli yetkinlikleri tartışır ve üstleriyle birlikte hedefleri tanımlarlar. Dolayısıyla, çalışanlar tüm bu faaliyetler konusunda eğitilmelidir. Ve tüm çalışanlardan performans yönetimi ile ilgili yapılacak çalışmalara destek olmaları beklenir.
İnsan Kaynakları (İK) bölümünün rolü
Günümüzde İK departmanı stratejik bir ortaktır ve belirli bir stratejinin izlenmesinde hayati bir rol oynamaktadır.
Bu sürecin hakkını vererek faaliyetlerine devam eden şirketlerde İK bugün artık bir damga departmanı rolünü oynamaktan ziyade, yönetimle ve bir kuruluşun tüm önemli işlevsel departmanlarıyla yakın bir şekilde çalışarak bir performans sağlayıcısı olma rolünü üstlenmiştir. Organizasyonel yapılanmasını da buna göre düzenlemiştir.
Sürekli iyileşmeye önem veren bazı firmalarda “Operasyonel Mükemmellik” departmanının İnsan Kaynakları Direktörlüğü’ne bağlı olduğu örnekler mevcuttur. Tabi ki burada bu birimin tepesindeki kişinin hem İK hem de yalın konularında oldukça yetkin olması gerekir.
Küreselleşen dünyanın zorluklarıyla yüzleşmek için Hintli kuruluşlar, yarı zamanlı çalışma, dış kaynak kullanımı ve geçici işçileri göz önünde bulundurarak çalışan performansını yönetmek için insan kaynakları yönetimi stratejilerini yeniden düzenlemiştir.
Maruti Udyog Ltd. ve Mahindra and Mahindra gibi şirketler, İK departmanının çabaları sayesinde tüm organizasyonel yapılarını yenilemiş ve performans verimliliği yaratabilmişlerdir.
Ülkemizde de performans yönetimi konusunda güzel uygulamalar yapan firmalar var. Bunun yanı sıra, performans yönetim sistemimiz var deyip performans primlerini ikili ilişkileri gözeterek ya da tamamen bireysel çıkarını düşünerek dağıtan yöneticiler de var. Dilerim bu konuda adil ve tarafsız değerlendirmeler yapabilen yöneticiler ile güzel şirketlerde çalışırsınız.
Sevgiler,
Lean Teacher