Ekip Çalışması

Ekip çalışması, belirlenmiş ortak bir hedefe ulaşmak amacıyla ekibi oluşturan bireyler arasında yapılan iş bölümü ile hareket edilmesidir. Demek ki ekip olabilmek için ortak bir hedef etrafında toplanmış olmak ve de ekip üyeleri arasında iş paylaşımı yapmış olmak gerekiyor.  

Bu iş paylaşımı yapılırken de ekip üyelerinin yetkinlikleri göz önünde bulundurulmalı ve görev paylaşımı buna göre yapılmalıdır. Şunu unutmamak gerekir ki ekipteki her bir kişinin yetkinlikleri, güçlü yanları, iletişim becerileri aynı değildir. Bu nedenle, ekiplerdeki görev paylaşımının bu konular gözetilerek yapılması hem ekip üyelerinin motivasyonu hem de belirlenmiş hedefe ulaşılması açısından oldukça önemlidir.

Ekip çalışmalarının en çok rastlanan örneği yazılım projeleridir. Özellikle uçtan uca çözüm sunan yazılım projelerinin analiz aşamasından devreye alınmasına kadar geçen sürede kalabalık bir ekip ile yapılan bir ekip çalışması örneği görebiliriz.

Ekip çalışması neden önemli?

Ekip çalışması işyerlerinde personel devir oranını azaltan, iş tatmini artıran, iletişimi güçlendiren, kuruluş hedeflerinin şirket genelinde yayılmasını sağlayan ve çalışanlar için gelişim ve öğrenme fırsatları sunan bir çalışma şeklidir. Organizasyonel verimliliğini artırmak isteyen kuruluşlar saymış olduğumuz bu sebeplerden dolayı ekip çalışmasına özellikle önem verirler.

Ekip çalışması bireysel çalışmaya kıyasla hedefe daha hızlı ulaşılmasını sağlayabilir ancak her kurum ya da her kişi için ekip çalışması doğru çalışma tarzı olmayabilir. Öncelikle kuruluşun ya da ekipte olması düşünülen kişilerin ekip çalışmasına ne kadar uygun olduğunun tespit edilmesi gerekir.

Ekip çalışmasında doğrular ve yanlışlar nelerdir?

Eğer işyerinizde, organizasyonel olarak dikey yerine yatay yapılanma varsa, ekip çalışması gerektiren konular bireysel olarak yapılıyorsa bu tür yerlerde ekip çalışmasının başarıya ulaşmasını bekleyemeyiz.

Ne demek istiyorum şöyle bir örnekle açıklayayım: Diyelim ki üretim sektöründesiniz ve firmanızda siparişten sevkiyata kadar olan süreçleri kağıtlarla, doğru olduğundan emin olmadığınız raporlarla yönetmek yerine üretim sisteminizi dijitalleştirmeye ve bu amaçla da bir yazılım geliştirilmesine karar verdiniz, bu iş için yeni birini atadınız ve onu bu proje için yetkili kıldınız. Ama bir ekip kurmadınız, bu işten etkilenecek olan taraflara bilgi vermediniz. Düşünün, sizin sürecinizde bir şeyler değişecek ama konudan bilginiz yok, bu iş için yetkili kılınan kişinin penceresinden, üstü kapalı yapılıyor işler. Bu kişinin mevcut süreçlerle ilgili detaylı bilgisi olmadığı durumu da bu örneğimize eklersek, bu şekilde oluşacak olan sistem dünyanın en mükemmel sistemi de olsa bunu süreç sahiplerine nasıl anlatabilirsiniz? Bu şekilde kurulan sistemlere herkes tepki verir, kimisi bunu dile getirir, kimisi ise susmayı tercih eder.

İş yerlerinde en büyük sorun, süreçleri yapılandırırken çalışan katılımının göz ardı edilmesi. Tıpkı yukarıdaki örnekte olduğu gibi… Şimdi bu işin doğrusu ne olmalı onu anlatalım. Projeye karar verdiniz ve bu konuyla ilgili olarak süreçten etkilenen kişileri proje ile ilgili bilgilendirdikten sonra da yetkin olduğunu düşündüğünüz birini bu işe atadınız diyelim. Projenin başarısı açısından şunları yapmanız beklenir:

• Proje Ekibinin Oluşturulması: İlk yapılacak şey bir ekip oluşturarak bu projeden etkilenecek kişileri bu çalışmaya dahil etmek olmalı. Bu bir üretim yazılımı olduğuna göre, üretim, kalite, satış, planlama, depo ve bilgi işlem bölümlerinin yöneticilerini bu sürece dahil etmelisiniz.
• Proje Ekibinin Bilgilendirilmesi: Bu projenin amacını, hedefini, bütçesini proje ekibi ile paylaşın. Yönetimde şeffaflık ve tutarlılık size olan güveni arttırır.
• Proje Yöneticisinin Atanması: Bu projeyle ilgili hem üst yönetime raporlama yapacak hem projenin gidişatına yön verecek yetkin bir proje yöneticisi atayın. İşte burada yine kişilik özellikleri ve kişinin yetkinlikleri devreye girecek. Eğer doğru bir proje yöneticisi atamazsanız büyük ihtimalle projeniz başarısızlıkla sonuçlanacak ya da hedefinden çok uzaklaşacak.
• Proje Ofisinin ve Çalışma Düzeninin Belirlenmesi: Projenin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için proje ekibinin çalışma düzeni en başta belirlenmeli ve buna uyulması sağlanmalıdır. Özellikle dış kaynak kullanımı varsa (danışmanlık firması ya da yazılım firması) buradaki kişilerin projenin yapıldığı tesiste bulunacak olması, analiz ve tasarım aşamasında işleyişi ve olması gerekenleri ayırt edebilmeleri açısından önemlidir. Aksi durumda sizin projeniz için ne kadar vakit harcandığını takip etmeniz zorlaşır ve ilettiğiniz bilgilerin doğru anlaşılıp anlaşılmadığı konusunda ipin ucu kaçmış olabilir.
• Süreçlerin Gözden Geçirilmesi: Proje ekibi ile süreçlerinizi masaya yatırarak, işlerin standart şekilde yapılıp yapılmadığından emin olun. Bu neden önemli olsun ki yazılım yapıyoruz her şey değişecek zaten diye düşünmeyin. Aynı işin farklı kişiler tarafından aynı şekilde yapılıyor olması o işyerinde süreçlerin standartlaşmış olduğunu gösterir. Bu da proje boyunca işlerinizi çok kolaylaştırır. Aynı işin 5 farklı şekilde yapıldığını varsaydığımızda bu işin standart hale getirilmesi için proje ekibi ekstra zaman harcayacak ve projenin süresi uzayacaktır.
• Görev Dağılımının Doğru Yapılması: Ekipteki kişilerin özelliklerini dikkate alarak görev dağılımlarını yapmalısınız. İletişim becerileri zayıf olan kişilere daha çok veri ağırlıklı ve masa başı işler verirken, iletişim yönü kuvvetli kişilere saha işleri vermek projenin gidişatı açısından faydalı olacaktır.

• Düzenli Raporlama ve Bilgi Akışı: Tüm projeler büyük bir heyecan ile başlar ancak hem üst yönetimin hem proje yöneticisinin proje yönetiminde yapmış olduğu hatalar nedeniyle o heyecan zamanla kaybolup bir süre sonra işler ilerlemez hale gelebilir. Ekibin motivasyonu düşer, projeye inanç azalır. İşte bu duruma düşmemek için proje ekibi ile düzenli toplantı yaparak, eksikleri ve talepleri takip edip bilgi akışının sürekliliğini sağlamak ve bazı noktalarda değişiklikler yapmak gerekebilir.
• Ortak Akıl ile Hareket Etme: Ekibinizin doğru şekilde çalışmasını ve projenin başarıya ulaşmasını istiyorsanız, karar alma noktasında ekibin ortak aklı ile hareket etmeniz gerekir. Ve alınan kararlar hakkında da sürekli geri bildirimler yapılması gerekir.

Ekip çalışması konusuna bu yazı ile bir giriş yapmış olduk, bu konuyla ilgili bir sonraki yazımda ekip çalışmasının faydalarına değineceğim.

Konuyla ilgili başka benzer bir yazıya göz atmak isterseniz buradan ulaşabilirsiniz.

Ekip çalışması ve liderlik konulu online eğitimime buradan ulaşabilirsiniz.

Sevgilerimle,

Leean Teacher