Performans Yönetim Sistemi – 3
Performans yönetim sistemi konusuyla ilgili temel tanımlar ile etkili bir performans yönetimi sistemi için gerekliliklerden önceki yazılarımda bahsetmiştim.
Performans yönetim sistemleri kurulması ve uygulanması emek isteyen ayrıca sıkı takip gerektiren sistemlerdir. Peki ne oluyor da bunca emek ve zaman harcanan sistemler etkisiz hale geliyor? Gelin şimdi bu konudaki detaylara göz atalım.
Performans Yönetim Sistemlerini Etkisiz Hale Getiren Faktörler
Trajik bir şekilde, kuruluşların yalnızca yaklaşık %14’ü mevcut performans yönetim sistemlerinden memnun olduklarını bildirmektedir.
Eğer dikkatli olmazsanız, performans yönetimi süreçleri genellikle verimsiz ve ters etki yaratan bir hale gelebilir. Bu süreçte yapılan bazı hatalar sisteminizin etkisizleşmesine ve çalışanların bu sisteme inancını kaybetmesine neden olur. Performans yönetim sistemlerini etkisiz hale getiren faktörleri 3 ana başlıkta toplayabiliriz:
1. Sisteminiz adil veya doğru değil
Bu durum genellikle yıllık değerlendirme metodunun sürekli bir performans yönetimine tercih edildiği durumlarda ortaya çıkar.
Bir çalışanın tüm bir yıllık performansı tek bir oturumda özetlendiğinde nasıl adil ve doğru bir şekilde değerlendirilebilir?
Yöneticiler bir yıl öncesine kadar ilgili tüm olayları hatırlayabilir mi ve çalışan uygun düzeyde geri bildirim, motivasyon, destek ve takdiri nasıl alabilir?
Çalışan ve yönetici arasında mevcut ve güvene dayalı bir ilişki yoksa yıllık değerlendirme nasıl adil olabilir?
Bu değerlendirmenin tek oturumda, ikili ilişkilerden bağımsız olarak tarafsız şekilde yapılması ne kadar başarılabilir?
Tüm bu sorulardan da anlaşıldığı üzere performans yönetim sistemleri belirli bir döngü içerisinde sürekli izlenmesi ve aksiyon alınması gereken sistemlerdir.
2. Yöneticileriniz performans yönetimini “kutu işaretleme” egzersizi olarak görüyor
Bu madde aslında yöneticilerin performans yönetim sürecine inanmadığının bir göstergesidir ve verimsiz bir performans yönetim sistemine ait büyük bir uyarı işaretidir.
Bu durumda yöneticiler zorunlu işleri tamamlamış olmak için, çalışanların kişisel gelişim hedeflerini gözden geçirmeden, bunları gerektiğinde revize etmeden performans izlemesi yaparlar. Bu durum onların sürece hizmet ediyormuş gibi görünmelerinin ötesine geçmez.
Şunu asla unutmayın ki, eğer yöneticileriniz kontrolden çıkmışsa, çalışanlarınız da kısa süre içinde aynı şeyi yapacaktır.
3. Kağıt ve kalemden derhal vazgeçmelisiniz
Günümüzde şirketlerin fiziksel olarak büyümesi ile süreçlerin dijitalleşme hızı ne yazık ki birçok şirkette paralel gitmiyor. İşler çoğalıyor, tesisler büyüyor ancak çalışan sayısı aynı oranda artmıyor ve artan iş yükünü daha kolay araçlarla yönetme seçeneği de üst yönetim tarafından çoğu zaman göz ardı ediliyor.
Her geçen gün süreçlerin yönetimi ile ilgili yeni, basit ve kolay uygulamalar ortaya çıkıyor ve artık bu teknolojik uygulamalar çok daha kolay erişilebilir durumda.
Gerçekten etkili bir performans yönetimine sahip olabilmek için şirketlerin kullanımı kolay teknolojiye daha fazla yatırım yapması gerekiyor.
Bu kadar teknolojik gelişmeye rağmen siz hala kağıt kalemle performans değerlendirmesi yapıyorsanız, süreçlerinizi kağıt kalem kullanımı üzerine tasarlıyor ve gerçekleştiriyorsanız ne yazık ki hantal bir yapıya sahipsiniz. Hantal bir sistem sürdürülebilir olmadığı gibi yetenekli çalışanlarınızı da bir girdap gibi içine çekerek bu karmaşada yok olmalarına neden olur.
Performans yönetimi konusunda başarısı kanıtlanmış çok fazla yazılım mevcut, tekerleği yeniden keşfetmek yerine bunlardan sizin için makul olanı ile kağıt kaleme dayalı sisteminizden vazgeçebilirsiniz.
Yöneticiler ne yapmalı?
Performans yönetimi konusu tüm yöneticiler tarafından benimsenmesi, doğru şekilde anlaşılması ve uygulanması gereken bir konu. Bu yüzden yöneticilerin bu konudaki davranışları ve tutumları önemli.
Uyguladığınız performans yönetim sistemi koçluktan ziyade değerlendirmeye odaklanıyorsa eğer yapacağınız performans görüşmeleri çalışanlarınız için bir kabusa dönüşebilir. Çünkü böyle bir durumda çalışanlar her görüşmede yöneticileri tarafından yargılanacaklarını hissederler.
Bu süreç boyunca yöneticilerin diktatörce davranarak sabırsız olması yerine destekleyici ve teşvik edici olmaları gerekir.
Yöneticiler, çalışanları demotive etmek yerine onlara koçluk yapmalı ve çalışan gelişimiyle ilgili konulara odaklanıp bunlar için gerekli kaynakları sağlamak için çabalamalıdır.
Yöneticilerin empati yapması gerekir. İşiyle ilgili gelişimine hiçbir katkı sağlanmadan sürekli yargılanmaktan , sürekli eleştirilmekten, takdir edilmemekten, geri bildirimlerin tarafsız şekilde yapılmamasından kim hoşlanır?
Konuyla ilgili önceki yazılarıma aşağıdaki linklerden ulaşabilirsiniz:
Performans Yönetim Sistemi – 1
Performans Yönetim Sistemi – 2
Sevgiler,
Lean Teacher