Süreç Yönetimi Nedir?
Süreç yönetimi, şirketlerin etkili ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayan sistematik bir yaklaşımdır. Süreç yönetiminde amaç, iş süreçlerini stratejik hedeflerle uyumlu hale getirmektir.
Süreç yönetimi neden önemli?
Tek bir projeye odaklanan proje yönetiminin aksine, süreç yönetimi düzenli olarak gerçekleştirilen tekrarlı süreçleri ele alır. Daha verimli bir organizasyon yaratmak için her iş sürecini ayrı ayrı ve bir bütün olarak ele alır. Mevcut sistemleri analiz eder, darboğazları tespit eder ve iyileştirme alanlarını belirler.
Süreç yönetimi, iş süreçlerini sürekli olarak izleyerek optimum verimliliği korumalarını sağlayan uzun vadeli bir stratejidir. Doğru uygulandığında, şirketlerin büyüme hızına ivme katan önemli bir yardımcı unsur olur.
Süreç yönetimi, sorunsuz iş akışları yaratmanın ötesinde, iş operasyonlarının tüm yönlerinin optimum şekilde çalışmasını sağlar.
Süreç yönetimi sistematiği oluşturulup başarılı bir şekilde uygulanması sağlandığında tekrar eden görevler için harcanan zaman azaltır ve insan verimsizliğinden kaynaklanan hatalar en aza indirilmiş olur. Ayrıca kaynakların doğru kullanılmasını sağlanarak israflar önlenir.
Süreç yönetimi, operasyonları iyileştirmenin yanı sıra süreçlerinizi müşterilerinizin ihtiyaçlarıyla da uyumlu hale getirir. Bu da müşteri memnuniyetini artırır ve daha yüksek gelir elde etmenizi sağlar.
Süreç nelerden oluşur?
Süreçleri yönetebilmek için öncelikle süreçleri tanımlamak gerekir. Bunun için ise aşağıdakiler yapılmalıdır:
- Bu süreçte kullanılan kaynaklar nelerdir? (Sürecin girdileri)
- Bu süreçte yapılan işlemler nelerdir? (Sürecin işlemleri)
- Bu süreç sonucunda neler ortaya çıkar? (Sürecin çıktıları)
Temel olarak bu 3 madde ile işe başlayarak süreçlerimizi yazılı hale getirmemiz gerekir.
Bu adımları yaptıktan sonra süreçte standartlaştırmayı yani süreç işlemlerinin farklı kişiler tarafından aynı şekilde yapılmasını sağlamamız gerekir. Eğer süreçlerimizi standartlaştırmak konusunda sıkıntı yaşarsak yapacağımız iyileştirmelerin bir sonuç üretmemesi bizi şaşırtmamalıdır.
Şu gerçek asla unutulmamalıdır ki standart olmayan süreçlerden verim beklemek anlamsızdır.
Süreç yönetiminin faydaları nelerdir?
- Kolaylaştırılmış Süreçler: BPM, karışık işlemleri düzgün iş akışları halinde yeniden yapılandırarak işlemleri basitleştirir ve iş çevikliğini artırır.
- Artan Üretkenlik: BPM, kaynakların ve sermayenin doğru şekilde kullanılmasını sağlar. Ayrıca genel verimliliği artırmak için iş süreçlerini ve çalışma koşullarını iyileştirir.
- Minimize Edilmiş Riskler: BPM, sorumlulukları net bir şekilde tanımlayarak daha yüksek hesap verebilirlik talep eder. Bu, insan hatasından kaynaklanan riskleri en aza indirir ve verimsizlikleri azaltır.
- Azaltılmış Maliyetler: BPM verimsizliklerin tespit edilmesine yardımcı olur, böylece bunlar düzeltilebilir. Ayrıca kaynakların kullanımını da izler. Daha az verimsizlik ve kaynakların doğru kullanımı ile BPM maliyetleri ve harcamaları azaltabilir.
Süreçler dokümante edilmeli mi?
Sürecin ideal bir ortamda tam olarak nasıl işlemesi gerektiğini belirlemek için kelimeler, resimler ve semboller kullanarak sürecin eksiksiz şekilde açıklanmasına süreç dokümantasyonu denir.
İş süreçlerinin faydalı ve etkili olabilmesi için dikkatlice tasarlanması, yapılandırılması ve yazılı hale getirilmesi gerekir. İş süreci hakkında mümkün olduğunca fazla ayrıntıyı yazılı hale getirerek hedeflenen sonuçlara daha kolay erişilebilir.
Süreç dokümantasyonu basit olarak süreç tanıtım kartı ile yapılabilir. Bu karta iş akış şeması, talimatlar, prosedürler vb. gibi sürecin detaylarını aktaran belgeler eklenebilir.
Süreçlerin kağıt üstünde hazırlanmış belgelerden ibaret olmasını önlemek istiyorsanız, süreçlerinizi tasarlarken, dokümante ederken, iyileştirirken mutlaka süreç sahipleriyle birlikte çalışma yapın. Bu yaklaşım ile daha etkin ve hızlı çözümler elde edeceğinizden emin olabilirsiniz.
Düşünün, siz bir süreç sahibisiniz, diyelim ki satın alma departmanı yöneticisisiniz. Ve şirkette süreçlerle ilgili bir çalışma başlatıldı, bu işle ilgilenmesi için de üst yönetim tarafından bir proje yöneticisi atandı.
Satın alma süreci tasarlanıyor, dokümante ediliyor, bazı değişiklikler yapılıyor ancak ne sizin ne de bölümünüzde çalışan kişilerin görüşü alınmadı. Böyle bir çalışmaya kim destek vermek ister? Bu çalışma sonucunda ortaya çıkacak sistemi kim kullanmak ister?
Bu tür bir yaklaşım maalesef değişime direnci artırır. Bunun yerine ortak akıl ile çalışma yapılırsa bölüm çalışanları bunun bir ekip çalışması olduğunu ve bu çalışmada kendilerinin de payı olduğunu anlarlar, görüşleri alınarak süreç tasarlandığından çalışan motivasyonu artar. İşe küsmüş, değersizlik hissine kapılmış çalışan profili azalır ve çalışmanın başarı oranı da artar.
Süreç yönetimi konusunda daha detaylı bilgiye bu link üzerinden erişebilirsiniz.
Sevgiler,
Lean Teacher