PUKÖ

PUKÖ, şirketlerde sorun çözmek ve sürekli iyileştirmeyi sağlamak amacıyla kullanılan bir metottur. PUKÖ, kalite yönetim sistemi standartlarının da temelinde yer alır. (Bkz. ISO 9001)

Bu metot adını Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al kelimelerinin ilk harflerinden alır. PDCA (Plan – Do – Control – Act) kısaltması da İngilizcesidir. PUKÖ Döngüsü veya PDCA Cycle olarak da adlandırılır.

Bu metot, kolayca görülemeyen sorunları ortadan kaldırmak için kullanılır. Bu yöntemde amaç; sorunları, nedenlerini ve olası çözümlerini belirleyerek süreçlerdeki faaliyetleri hızlandırmak ve mükemmelleştirmektir.

PUKÖ döngüsü hataların tespit edilmesini mümkün kılar, bu da onarım sürecini daha basit hale getirir. Ayrıca PUKÖ döngüsü, yönetimde önemli bir faktör olan ölçüme öncelik verir.  PUKÖ, yönetim kurulundan operasyon katına kadar bir kuruluşun tüm seviyelerinde uygulanabilir.

PUKÖ ‘nun tarihçesi

PUKÖ döngüsü, metodu bulan kişilere atfedilen isimler olan Shewhart veya Deming Döngüsü olarak da adlandırılır.

Mühendis Walter Shewhart 1920’lerde yöntemi bulan kişiydi ancak bulduğu yöntemin 1950’lerde, özellikle Japonya’da meşhur olacağından habersizdi.

Başlangıçta PUKÖ döngüsü, kalitenin sürekli iyileştirilmesi için önerilen bir yöntem olarak kalite yönetimi idaresinde uygulanmak üzere geliştirilmiştir, ancak kullanımı zamanla geliştirilmiştir ve bugün PUKÖ, süreçlerin anlaşılması ve problem çözmek için kullanılan ana araçlardan biri haline gelmiştir.

PUKÖ’nün adımları

4 adımdan oluşan PUKÖ’nun her adımında yapılması gerekenler nelerdir şimdi onlara bakalım:

Adım 1: Planla

PUKÖ’da süreç, stratejik kısma odaklanan planlama adımı ile başlar. Karşılaşılan sorunları çözen bir plan/strateji tasarlamak, bunları şirketin politik değerlerine ve yönergelerine dayalı olarak geliştirmek, ardından döngü ile amaçlanan hedeflerin oluşturulmasını, hedeflere ulaşılması için gidilecek yolun seçimini ve bunu başarmak için kullanılacak yöntemlerin tanımını dikkate almak önemlidir. Bu aşamalara ek olarak, planlamada her aşama için bir lider olmak üzere sürecin parçası olacak ekip seçilir. Ve sırayla şunlar yapılır:

1. Problemin tanımlanması: Bu aşamada, problemi tanımlamak ve faaliyetin gelişimi için önemini kabul etmek önemlidir. Kendinize “Ne oluyor?” diye sorun, problemin geçmişini göz önünde bulundurun, problemin neden olduğu kayıpları gösterin. 
2. Problemin gözlemlenmesi: Bu aşamada, problem ayrıntılarıyla ve kendine özgü özellikleriyle gözlemlenmelidir. Bu aşama sürecin en çok zaman alan aşaması olabilir, çünkü problemin özellikleri çeşitli bakış açılarından analiz edilmeli ve problem nerede ortaya çıkarsa çıksın gözlemlenmelidir. Bu analizden sonra, bu problem için bir çözüm takvimi, problemi çözmek için mevcut bütçenin tahmini ve ekip tarafından ulaşılacak hedefin tanımı kararlaştırılmalıdır.
3. Problemin analiz edilmesi: “Bu problem neden yaşanıyor?” sorusunu sorarak problemin nedenlerini bulmaya çalışın. Olası nedenleri ortaya çıkarmak, bunları uygunluk sırasına koymak ve en olası olanı seçmek, ayrıca bu hipotezleri toplanan yeni verilerle test etmek ve en olası olmayanları atmak, problemin nedenlerinin seçiminin bir parçasıdır.
4. Eylem planı: Problemin nedenlerini belirledikten sonra, bunları ortadan kaldırmak için eylemler oluşturmanın zamanı gelmiştir. Bunun için olası çözümleri belirlemek ve bu eylem planının geliştirilmesinde ekibin katılımını bölmek gerekir. Planı hazırladıktan sonra, atılacak adımların maliyetlerini göz önünde bulundurmak ve hangi kaynaklara ihtiyaç duyulacağını tanımlamak gerekir.

Adım 2: Uygula

PUKÖ döngüsünün bu aşamasında, planlama adımında analiz edilen her şey uygulamaya konur. Sürecin geri kalanında herhangi bir eksiklik olmaması için planın dikkatli ve detaylı bir şekilde oluşturulmuş olması önemlidir. Bu aşamada plan uygulanırken bir yandan da uygulanacak olan yöntemlerle ilgili olarak ekip eğitilir. Bu adım, döngünün en önemli kısımlarından biridir ve seçilen yöntemde herhangi bir başarısızlık olmaması için yakından izlenmelidir.

Adım 3: Kontrol

Kontrol aşamasında önceki adımlarda yapılması planlananlar ve yapılanlar kontrol edilir. Yani, seçilen eylem planı ile elde edilen sonuçların doğrulanmasının gerçekleştiği aşamadır. Bu aşamada elde edilen sonuçlar tatmin edici değilse, planlama adımına geri dönülmesi gerekebilir.

Adım 4: Önlem al

Son olarak, önlem alma aşamasında, süreç boyunca doğrulanmış olan problemleri çözmek için düzeltici eylemler gerçekleştirilir. Burada, önceki süreçte bulunan hataların kök nedenleri bulunarak hatalar ortadan kaldırılır ve tekrar oluşmaları önlenir. Bu hataları çözdükten sonra süreç yeniden başlamalıdır. Bu aşama 2 bölüme ayrılır:

1. Standartlaştırma: Burada eylem planında doğru giden şeyler standartlaştırılır, böylece problemin yeniden ortaya çıkma riski ortadan kalkar. Bu standardizasyon yeni bir belge ile veya mevcut belgelerin değiştirilmesiyle yapılabilir. Buna ek olarak, değişikliklerin e-posta, toplantı vb. gibi şirketin çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla iletilmesi önemlidir. Bu standardizasyonun etkili olabilmesi için ekibin bunu geliştirebilmesi gerekir; bu da değişime dahil olanlar için eğitim gerektirir ve bunu sürekli izleme ve doğrulama takip etmelidir.
2. Sonuç: Bu aşamada ekibin performansının son değerlendirmesi yapılır ve elde edilen veriler ile tüm sonuçlar analiz edilir. Neyin doğru gittiğini ve neyin gitmediğini analiz ederek sürecin performansını daha da iyileştirmek için gerekli olanlar belirlenir.

PUKÖ ile ilgili bilinmesi gereken temel noktaları paylaştım. Süreçleri yönetebilmek için sonuçları istatistiksel olarak, somut verilerle ölçmek ve bu verileri doğruladıktan sonra iyileştirme çalışmaları yapmak oldukça önemlidir. Unutmayın ki ölçemediğiniz hiçbir şeyi iyileştirmeniz mümkün değildir.

Sevgilerimle,

Lean Teacher