7 Adımda Problem Çözme

7 Adımda Problem Çözme konusunda bilgi vermeden önce problem nedir buna değinelim.

Problem nedir?

İstenmeyen veya zararlı olarak kabul edilen ve ele alınması ve üstesinden gelinmesi gereken bir konu veya durum “problem” olarak tanımlanır.

Problemler, süreçlerdeki akışı bozar, süreçlerin verimliliğini olumsuz yönde etkiler. Problemler göz ardı edilerek çözülmeyip kronik hale geldiğinde ise şirkette aşılması zor krizlere neden olabilir. 

Şirketler problemlerle doludur, ancak unutmayalım ki problemler şirketler için birer iyileştirme fırsatıdır aynı zamanda. İşyerinde karşılaşılabilecek problemler için örnekler şunlar olabilir:

• Üretim sürecinde hammaddenin makineye taşınamaması (Malzeme akışını bozan ve verimliliği etkileyen bir problem)
• İnsan kaynakları sürecinde adayların başvuruları için bir sistem olmaması (Nitelikli adayları kaçırıyor olabilirsiniz)
• Üretim sürecinde üretilen ürün için bir çalışma standardının olmaması
• Makine verimliliklerinin düşük olması
• Müşteri şikayetlerinin fazla sayıda olması
• Müşteri şikayetlerine cevap verilmemesi
• Çalışanların fikirlerine değer verilmemesi
• Çalışanların süreçleri ile ilgili konularda bilgilendirilmemesi
• Satın alma taleplerinin göz ardı edilmesi
• Kritik malzemeler için mininin stok uygulamasının olmaması
• Düzensiz, dağınık çalışma ortamı
• Çağrı merkezi için müşterilerin bekleme sürelerinin çok uzun olması

Problem çözmek neden önemli?

Problem çözmek, bir zorluğu anlamak ve ona etkili bir çözüm bulmak için çalışma sürecidir. Problem çözme süreci, problemin türüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, matematiksel işlemlerin kullanılmasını içerebilir ve eleştirel düşünme becerilerinizi test edebilir.

Neredeyse tüm işverenler problem çözme becerilerine değer verir ve şirketin günlük işleyişinde karar verme sürecine yardımcı olmak için bu özelliklere sahip çalışanları firmalarında bulundurmak isterler. Bunun yanı sıra tavus kuşu misali kafalarını kuma gömerek problemleri görmezden gelen, bunlara zamanında müdahale edip çözüm üretmeyen şirket yöneticilerinin sayısı da az değildir. Sorunları görmezden geldiğimizde bunlar yok olmaz, sadece büyür ve daha başka sorunlara yol açarlar.

Başarılı bir yönetici olmak, hiç sorununuz olmadığı anlamına gelmez. Aksine, ortaya çıktıklarında sorunları etkili bir şekilde nasıl çözeceğinizi bildiğiniz anlamına gelir. Eğer bir yönetici iseniz ve hiçbir sorunla uğraşmak zorunda kalmıyorsanız, sorunları sizin yerinize çözen birileri var demektir ve böyle bir durumda şirketinizin size gerçekten ihtiyacının olmaması ihtimali oldukça yüksektir. Sizin yerinize daha az donanımlı ve şirket için daha az maliyetli bir çalışan yönetici olarak tercih edilebilir.

Problemler nasıl çözülmeli?

Problem çözümünde bir ekip oluşturarak ortak akılla ilerlemekte her zaman fayda vardır. Ekipte mutlaka ilgili süreçten çalışanlar olmalıdır. Ekip kurulduktan sonra problem çözümünde aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

Adım 1: Problemi Tanımlayın

Yolunda gitmeyen şey nedir?

Her şey olmasını istediğimiz gibi olduğunda nasıl olur?

Bu sorular, şu anda nerede olduğumuzu ölçeceğimiz standardı bulmamıza yardımcı olur. Eğer işler istediğimiz gibi gidiyor olsaydı, bu neye benzerdi?

Bu konuda ne kadarlık bir sapma tolere edilebilir?

Süreci, üretim standartlarını, müşteri standartları ve yasal limitleri gözeterek sapma limitlerini kontrol edin.

Adım 2: Problemi analiz edin

Problemin çözümü için önceliklendirme yapabilmek amacıyla şu soruyu sorun: Bu problem ne zamandan beri var?

Bu sorunun yanıtı ile karşınıza 3 seçenek çıkacaktır:

• Problem ortaya çıkma aşamasındadır, yani yeni yeni oluşmaya başlamıştır. İşletmenin günlük işleyişine yönelik acil bir tehlikeye neden olmaz ve etkilediği süreçlere fazla zarar vermeden sorunu düzeltebilmek için zamanınız vardır.
• Problem belirli bir süredir vardır ve küçük bir hasardan daha fazlasına neden olmuştur. Eğer bu sorunu hızlı bir şekilde çözmezsek sonuçları daha büyük, daha derin ve daha pahalı olabilecektir. O halde hiç vakit kaybetmeden bu soruna odaklanmalısınız.
• Problem çok uzun süredir vardır ve artık kriz boyutuna ulaşmıştır. Derhal düzeltilmesi gereken kadar ciddi boyuttadır. Bu aşamadaki bir sorun, şirketin süreçlerine, itibarına, finansmanına etki etmiş ve iş yapma kabiliyetiniz üzerinde potansiyel olarak uzun vadeli etkileri olacak gerçek hasara neden olmuştur.

Adım 3: Problemi tanımlayın

Tespit ettiğiniz problemi cümle haline getirerek, gereksiz kelimeler kullanmadan, abartmadan, mümkünse sayısal verilerle ifade ederek yazılı hale getirin. Bu şekilde sorunun tam olarak ne olduğunu netleştirmiş olursunuz. Ve bu konuda ekip üyeleri ile mutabık kalmanız gerekir. Sorun herkes için aynı şeyi ifade ediyor olmalıdır.

Sonra bu soruyu sorun: Problemi doğru tanımladık mı?

Bu neden önemlidir, size bir örnekle anlatıyım. Bir konuşmacı, elindeki yarısı boş olan su bardağını havaya kaldırarak konuşma yaptığı gruba sorar: “Bu bardağın yarısının boş mu yoksa yarısı dolu mu?” Sorudan sonra grup içinde bir tartışma başlar, boş diyenler kötümser bakanlar, dolu diyenler iyimse bakanlar gibi bir algı beklerken odada bulunan bir mühendis “Ben bu su bardağını, olması gerekenin iki katı büyüklüğünde görüyorum.” diye cevap verir.

Gördüğünüz gibi, bazen problemden sorumlu kişi siz olduğunuzda, problemi kendi bakış açınızdan tanımlama eğiliminde olursunuz. Ancak, bu her zaman doğru olmayabilir, bu yüzden alternatif bakış açılarına ihtiyaç duyulabilir, bunu da ancak bir ekip çalışması ile sağlayabilirsiniz.

Problem tanımınız doğru değilse ya da en azından eksikse, sorunu tam olarak anlamıyor ve çözüm için en iyi seçenekleri değerlendirmiyorsunuz demektir.

Adım 4: Kök nedenleri araştırın

Bu adım çok sayıda soru sormayı ve yanıtlamayı içerir.

• Bu probleme ne sebep oldu?
• Bu problemden kim sorumlu?
• Bu problem ilk ne zaman ortaya çıktı?
• Bu problem neden meydana geldi?
• Bu problem nasıl ortaya çıktı?
• Bu problem en çok nerede zarar veriyor?
• Bu problemin bir daha asla ortaya çıkmayacak şekilde çözebilir miyiz? (Kalıcı çözüm alternatifleri)

Çünkü liderliğin önemli bir yönü, aynı sorunlarla tekrar tekrar uğraşmak zorunda kalmak yerine, insanların uzun vadeli fayda sağlamak için kullanabilecekleri çözümler üretmektir.

Adım 5: Alternatif çözümler geliştirin

Başa çıkmanız gereken hemen hemen her sorunun, ilk aklınıza gelenden daha fazla çözümü vardır. Bu nedenle, sizin ve ekibinizin değerlendirebileceği ve söz konusu sorun için hangisinin en iyisi olacağına karar verebileceği alternatif çözümlerden oluşan bir liste geliştirmek en iyisidir.

Bulduğunuz çözümleri verimlilik, maliyet, uzun vadeli değer, sahip olduğunuz ve sorunun çözümü için ayırabileceğiniz kaynaklara göre sıralayın. Ardından, bu çözümlerin her birine dikkatle bakın ve şu anda bu soruna en iyi çözümün ne olduğuna karar verin.

Bulduğunuz çözümün problemin bir daha tekrar etmeyecek şekilde ortadan kaldırılmasına yardımcı olması gerektiğini de göz ardı etmeyin.

Adım 6: Çözümü uygulayın

Karar verdiğiniz çözümü uygulamak, bir uygulama planı oluşturmayı içerebilir. Ayrıca, düşündüğünüz gibi gitmezse çözümle ilgili bir şeyler ters giderse bir sonraki adımda ne olacağına dair planlamayı da içerebilir.

Uygulama adımında ekibinizdeki herkesin çözümün işe yaramasını sağlamadaki rolünü bilmesi ve anlaması, uygulama için zaman çizelgelerinin olması ve ayrıca çözümün sorunu düzeltip düzeltmediğini izlemek için bir sisteminizin olması gerekir.

Adım 7: Sonuçları ölçün

Adım 6’daki uygulama planınızdan, sonuçları izlediğinizden ve ölçtüğünüzden emin olun, böylece aşağıdaki gibi soruları yanıtlayabilirsiniz:

• Bu çözüm işe yaradı mı?
• Bu iyi bir çözüm müydü?
• Bu çözüm başka bir süreçte yeni bir soruna yol açtı mı?

Bu yedi basit adım ile kuruluşunuzda daha etkili ve verimli bir sorun çözücü olabilirsiniz. Bu süreci uyguladıkça ve becerilerinizi geliştirdikçe, bu adımlar sizin için daha doğal hale gelecek ve farkına varmadan kullanmaya başlayacaksınız. 

İyi bir yönetici olmak için sahip olmanız gerekenlerle ilgili yazıma buradan ulaşabilirsiniz.

Problem çözme teknikleri konulu online eğitimime buradan ulaşabilirsiniz.

Sevgilerimle,

Lean Teacher