5S Uygulama Adımları 2

5S Uygulama Adımları 2 yazımıza başlamadan önce serinin bir önceki yazısını hatırlayalım. Bir önceki yazımızda 5S’in ilk 3 adımını uygularken neler sormamız gerektiğine değinmiştik. Bu 3 adım için gerekli çalışmaları yaptıktan sonra bu adımlarda yapılan işlerin tek seferlik olmaması, herkes tarafından benimsenmesi ve sürdürülebilir hale gelmesi için neler yapılmalı şimdi onlara değinelim:

1. Standartlaştırma Aşaması (Seiketsu): Standartlaştırma aşaması, tesisteki tüm bölgelerde 5S için standartlaştırılmış süreçler ve uygulamalar oluşturmayı amaçlar. Ekip iş birliği içinde her bir 5S unsuru için beklentileri açıkça tanımlayan kılavuzlar, kontrol listeleri ve görsel standartlar geliştirir. Standardizasyon, uygulamada tutarlılık sağlayarak çalışanların 5S ilkelerini kuruluş genelinde takip etmesini kolaylaştırır. Düzenli eğitim ve iletişim, herkesin belirlenen standartları anlamasını ve bunlara uymasını sağlar.

• • Neden gereksiz eşyaları biriktiriyoruz? (Önleyici Organizasyon)
  • Aletler ve eşyalar neden doğru yere iade edilmiyor? (Önleyici Sipariş)
  • Zeminler neden tekrar tekrar kirlenir? (Önleyici Temizlik)

2. Sürdürme (Shitsuke) Aşaması: Sürdürme aşaması, 5S uygulama sürecindeki en kritik adımdır. Sürekli iyileştirme kültürünün ve 5S ilkelerine uzun vadeli bağlılığın yaratılmasını içerir. 5S ekibi ve liderler, geri bildirim sağlayarak ve 5S standartlarını aktif bir şekilde sürdüren çalışanları ödüllendirerek 5S uygulamalarını pekiştirmek için çalışmalıdır. 5S’in sürdürülmesi, kuruluşun her kademesinden sürekli çaba ve özveri gerektirir.

• • İlk 3S’yi sürdürmek için gerekli koşulları sağlamaktan sorumlu kişinin kim olduğuna karar verin.
  • Günlük bakımı entegre ederek aksaklıkları önleyin.
  • Bakım seviyesini kontrol edin.
  • Herkes normal ve anormal koşulları bir bakışta ayırt edebilmesini sağlayın.

Ödüllendirme konusunda bir standart yoktur, bu konu tamamen firmaya bağlıdır. Ödül olarak altın dağıtan firmalar da var, hediye çeki dağıtanlar da. Burada önemli olan çalışanlara başarının ödüllendirileceğinin duyurulması ve bu uygulamanın da sürekliliğinin sağlanmasıdır.

3. 5S Denetimi: 5S denetimi, her bölgenin 5S ilkelerine bağlılığını sistematik olarak değerlendirir. Denetimler tipik olarak düzenli aralıklarla gerçekleştirilir ve işyerinin durumunun, standart prosedürlere uygunluğun ve 5S metodolojisine genel bağlılığın değerlendirilmesini içerir. 5S ekibi ve diğer departmanlardan temsilciler önceden belirlenmiş bir kontrol listesi kullanarak denetimi gerçekleştirir. Denetim bulguları, iyileştirilmesi gereken alanların belirlenmesine yardımcı olur ve 5S uygulamasının etkinliği hakkında fikir verir.

5S denetimlerinin bir soru listesi ile yapılması tarafsız bir değerlendirme açısından önemlidir. Denetim esnasında iyi/kötü uygulamalara ait görseller alınmaldır.

Denetim sonrasında bir denetim raporu yayınlanıp bölümlerin puanları açıklanır. Denetim sonuçları sahadaki çalışanlar ile paylaşılmalıdır. Bunun için işletme içlerinde 5S panoları oluşturulur. Panolarda öncesi sonrası görselleri ile başlangıç noktası ile gelinen nokta arasındaki fark açıkça görülebilir.

4. 5S Noktalarında Düzeltici Faaliyetler: Son adım, 5S denetiminin bulgularına dayalı olarak düzeltici faaliyetlerin alınmasını içerir. Belirlenen sorunlar ve iyileştirme fırsatları derhal ele alınır. 5S ekibi gerekli değişiklikleri uygulamak, eğitimi güçlendirmek ve süreçleri iyileştirmek için çalışanlar ve liderlerle birlikte çalışır. Amaç 5S uygulamalarını sürekli olarak geliştirmek ve temiz, düzenli ve verimli bir işyerini sürdürmek olduğundan, bu adımın özünde sürekli iyileştirme yer alır.

Çok basitmiş gibi düşünülen 5S metodu çokça emek ve sabır ister. Sahada bu işi neden yaptığınızı tane tane anlatmanız gerekir. Yapılan şeyin sadece bir görsel düzenleme olmadığını, orda iş yapan kişinin işini kolaylaştırmak, zaman kaybını azaltmak ve güvenli bir alanda çalışmasını sağlamak olduğunu tekrar tekrar bıkmadan ve sakince anlatmanız gerekir.

Birçok firma büyük bir hevesle 5S çalışmalarına başlar ancak bunların birçoğu bir süre sonra 5S’ten uzaklaşıp eski hallerine geri dönerler. Bu durum paket lastiklerine benzer, paket lastiğini de iki elinizle iki ayrı yöne çektiğinizde lastik uzar ama siz kuvvet uygulamayı bıraktığınızda lastik eski haline döner.

5S uygulamalarında da eski hale dönmenin altında yatan nedenler kuruluşa göre farklı olsa da genelde üst yönetimin desteğinin olmaması, ekipteki görev dağılımının yeterince iyi yapılmamış olması, 5S denetimlerinin etkin şekilde yapılmaması ve ödüllendirme konusunda adım atılmamış olması bu durumun temel nedenleridir.

Başarılı ve sürdürülebilir bir 5S için aşağıdakilerin yapılması gerekir;

• Çalışanlarınızı 5S konusunda eğitin.
• Uygulama için bir ekip oluşturun.
• Uygulama için zaman ayırın ve bir program geliştirin.
• Uygulama için kaynak sağlayın.
• Yöneticilerin ve direktörlerin uygulamalarını tanıyın ve destekleyin.
• Tüm çalışanların yaratıcılığını teşvik edin, fikirlerini dinleyin ve bu fikirleri geliştirmek için kaynak tahsis edin.
• Çaba için somut ve soyut ödüller oluşturun.
• Denetimlerin adil ve tarafsız olmasını sağlayın.
• 5S kurulunun etkin olmasını sağlayın.

Konuyla ilgili bir önceki yazıya buradan, bir firmaya ait uygulama detaylarına ise buradan ulaşabilirsiniz.

Sevgilerimle,

Lean Teacher